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把最好的时间留给自己
欢迎来到二十三天战胜拖延症训练营
你好
我是黄河清
上一讲中呢
我们说了
要摆脱拖延行为
首先你要记录它
无论是拖延行为
拖延征兆还是拖延借口
记录下来本身就能够帮你优化
这里我想提醒你的是啊
记录拖延这个动作
可能就有人开始拖着了
不知你昨天是不是已经跟着我们的节奏开始记录了
如果没有
记得今天打开上一讲最后的表格开始记录
只要开始
永远都不晚
今天我要跟你说的是
如何进行任务管理
很多人做事拖延
没效率
容易半途而废
其实是因为任务管理出了问题
你先来跟我一起看两个例子
第一个例子
你在微信朋友圈中啊
一定见过这样的人
他发下减肥大愿
说不瘦三十斤坚决不换头像
一般这样的人啊
你就很难见到他换头像了
我身边啊
也恰好有这么个朋友
体重一百三十斤
发誓要减三十斤
因为他不知道哪儿听说的
女人体重要过了百
人生就没前途
可他坚持了多久呢
他给自己两个月的时间
拖了两天
开始了四天的减肥生活
然后犒劳一下自己
休息了一天
接下来就进入了漫长的休整期
拖延期
然后再开始
直到最后放弃了
第二个例子
我的朋友燕子
是一个幼教课的课程销售
是个新手
公司针对双十一呢
推出了课程的优惠活动
他的目标是在一周内拉新一百个人
于是他提前一个月开始准备
但是越准备越发现这件事情很难
他开始还积极的想一些办法尝试一下后来呢
干脆就放弃了
可在他老板眼中
燕子这一个月的工作就是停滞不前的
等到拉新那周到来
最后报名的客户只有区区三个人
这两个例子有三个共同的特点
第一
任务目标太难
对于当事人来说
几乎不可执行
无论是两个月瘦三十斤
还是让一个销售新手一周拉新一百个人
第二
执行过程中
整个任务安排和进度管理是失控的
最后只能任其发展
自然是拖延
低效 没结果
第三
如果当事人希望下次成功的话
需要有一次针对性的复盘
那如何进行任务管理
才能不拖延
不放弃
最终能完成好呢
通过刚才对上面失败例子的拆解
我们可以看到
完整的任务管理流程可以分为三个部分
计划
执行和复盘反馈
也就是说
完成任务是一个整体的过程
这里的计划呢
说的是最开始对目标和任务的拆解
俗话说
凡事预则立不预则废
好的计划和可执行的任务拆解
是任务达成的前提
而执行
强调的是执行过程中的进度和时间的把控
这和第五讲中我们提到的你对工作任务量和耗时的判断直接相关
一旦设立好了进度安排
你就要把控好每个环节基础的工作时间和工作量
确保任务执行的进度是可控的
那如何把控你工作中主要的任务耗时
让执行进度可控
你可以再打开第五讲复习一下
最后复盘反馈
说的是在任务的每一个节点
需要一个验收评估
很多人有计划
也执行了
但做的事情往往不了了之
或者和初始目标相差很大
就是因为缺少执行过程中的纠偏和执行标准
今天
对于任务管理中我们还没有涉及的计划和复盘反馈部分
我要给你介绍一个很重要的方法
smart原则
它就像一把标尺
既能在一开始拆分任务目标时
帮你制定合理的计划
从一砖一瓦帮你开始绘制蓝图
也能在任务执行后
在每个节点的复盘反馈中
帮助你衡量实际行动与最终蓝图的差距以进行修正
smart原则具体来说是什么呢
它源自美国马里兰大学管理及心理学教授洛克
smart分别代表五个英文单词的手写字母
s是specific
具体的
m是measurable
可衡量的
a是attennable
可操作的
r是relevant
相关的
t是timebound
有时间限制的
意思是说
我们在任务管理的第一步
拆解任务目标做计划的时候
要考虑拆分出来的小目标是否具体
是否可衡量
是否可操作可实现
是否和最终的大目标相关
是否有明确的时间限制防止无限拖延
我再重复一下
一共是五点
具体 可衡量
可操作 相关
有时间限制
同时
在任务节点进行评估的时候
也可以用这五个标准来衡量你在实际操作中是否按要求执行了
如果没有
应该如何调整
下面我一个一个来说
先说任务管理流程中的第一步
如何用smart原则拆解目标做计划
我会主要用开篇第一个例子
两个月暴瘦三十斤来讲解
首先
满足第一个条件
也就是我们说的任务是否具体
我们工作生活中面临的任务啊
往往复杂而又抽象
这就导致容易不知道如何入手
所以呢
在拆解任务做计划的时候
首先我们就要保证拆出来的小目标是具体的
要尽量避免模棱两可
比如说
你可能会觉得两个月瘦三十斤这个任务已经很具体了
可你只要仔细想想
你是不是就会发现
他看上去虽然很具体
但实际上你并不知道应该如何入手
这两个月的减肥时间应该如何分配
你怎样才能科学而又可控的瘦掉三十斤
这些都不具体
我这里给你一个参考提示
你是不是能够把瘦三十斤这项任务按时间段拆分
变成每个阶段需要瘦多少斤
是不是能够把减肥这项复杂的任务拆解成饮食
运动
睡眠三个部分
再去设计每个部分应该怎么做
这里我再多说一句
只有把大任务拆解成可以被具体界定的小任务
才会有后面的可衡量
可操作
接下来我们来说第二个条件
是否可衡量
可衡量呢
指的是拆解后的目标是可量化的
能够避免标准上的争议
比如说一些可以用确切数字来衡量的标准
就是没有争议的
对于两个月瘦身三十斤这个任务来说
拆解下来的小目标要可衡量
就要细化到每天跑步二十分钟
不吃高热量的食物
每周有一天可以例外
每天晚上十二点前要上床睡觉
再比如
在工作中
你要提升自己的产品质量
那你就可以把这个大任务拆解成一个月内出一份新的产品小样
把用户评分提升零点三分
还有把残次频率降低五个百分点
这样你才能够客观的判断自己是否达到目标
离目标又还有多远
接下来我们说第三个条件
可操作的
可操作的
也就是说要能够做到避免不切实际
比如还是两个月瘦三十斤这个案例
平均下来
每周其实持续的要瘦三到四斤
这对普通人来说是很难做到的
那有小目标的
不可操作
倒推回去
可能你最开始设置的任务也需要进行相应的调整
接下来我们说第四个条件
相关的
相关的意思是
拆下来的小目标要始终紧扣最终要完成的任务
避免那些无关任务
比如对于健康减肥来说
你不吃早饭
或者因为节食而忍不住阶段性的暴饮暴食
就是需要避免的无关项
你想要提高英文水平
你给自己设置的小目标就应该是每天背十个单词
读半小时英语文章
刷美剧就是个无关任务
最后我们说第五个条件
有时间限制的
有时间限制
也就是说要有明确的时间期限
没有截止日期
你的计划就会被拖延所吞噬
比如在开篇的两个案例中
如果两个月内真的要暴瘦三十斤
那在每个不同的时间节点
你应该达到什么样的效果
你都应该做到心里有数
如果在一周内要拉新一百个人
那在一个月的准备期当中
设计优惠机制
制作分销海报
联系市场推广
激活已有老用户
这些任务分别应该都在哪些时间节点完成
也都应该有比较明确的时间期限
我们经常呢
会在任务管理最开始的时候忽略时间期限
但我们要知道
每个时间节点其实都是推动任务完成的关键
而避免拖延的核心就是时间感
抵抗拖延症就是你和时间的博弈
好了
smart原则的五个要素我都一一介绍完了
相信你已经有了初步的了解
为了让你更好的知道它在工作生活中如何应用
对比开篇两个月减三十斤的例子
我再以自己减肥的经历给你串讲一遍
说出来你可能不信
我之前的体重是一百七十斤
我有个目标
减掉二十斤
达到一百五十斤
我最开始给自己设定的期限是两个月
计算了一下
平均一个月要瘦十斤
每周稳定要瘦二点五斤
嗯
好像还可以
但是呢
还是有一点点难度
于是我把计划调整到从四月一号到七月一号之间
三个月内减重二十斤
那么每个月平均减六斤多那么一点点
大目标和具体每月减重的任务定下来
但是还是不知道怎么执行
于是我继续拆解
把减肥的任务拆解成运动
饮食
睡眠这样更加具体的三个部分
并且你看
这三部分都是和健康减肥紧密相关的
剔除了无关任务
运动方面
我要求自己周一到周五一起床就去楼下篮球场打篮球
从七点到八点
共一个小时左右
这样运动方面的小目标一下就具体可衡量了
那这个任务是不是容易做到可操作呢
对于我来说
是比较可操作的
因为我本身就很喜欢打篮球
不喜欢去健身房
所以你也可以从一个你容易开始的运动做起
比如走路骑车去上班
而不是打车
饮食方面
我没时间自己做饭
也就没有强迫自己每天都吃减肥的营养餐
我还是去公司楼下的餐厅吃饭
但是呢
平时喜欢喝的高糖饮料
我就都戒掉了
同时
我规定自己不能买汉堡这种高热量的食物
为了防止自己经受不住美食的诱惑
减肥到一定阶段会暴饮暴食
每周啊
我允许自己能够有一天不忌嘴的高热量日
在这天
什么都可以吃
你看
这样一来
饮食方面同样是具体可衡量
不难操作
当然
如果做的更好一点
你还可以给自己列个阶段性的食谱
每周就按食谱来
睡眠方面
为了能够早睡早起
我会定一个晚上十点半的闹钟
提醒我该睡觉了
这样基本上第二天六点半左右就会自然醒
也就保证了至少七点五小时的睡眠时间
你要知道
不熬夜也是瘦身的一个重要因素
就在这样不太苛刻
又有具体执行的计划中
我三个月成功减了二十斤
这期间呢
其实也没有花太大的意志力
就只是通过smart原则
拆分好任务
然后按计划执行
让我们再一起回顾一下smart原则的五要素
任务要具体
目标可衡量
你要能做到
计划要相关
期限要明确
说完了任务管理流程中如何用smart原则拆任务做计划
在实际执行中
有时候还是会遇到一些之前没有想到的问题
使得结果不够理想
这个时候呢
就需要在每个任务节点之后
有一个复盘反馈
你需要多问问自己
做了哪些事儿
达到预期目标了吗
差距还有多少
为什么完成或者没有完成任务
遇到了什么问题
这个任务我可以自己解决吗
不能自己解决的话
我应该向让谁求助
下一步我应该怎么做
应该说啊
如果你能够做到这样的复盘已经非常的优秀了
但这样的复盘呢
往往就缺了一点纠偏和执行的标准
而smart原则提供的就是这样一套衡量的标准
那么具体如何用smart原则来对任务进行及时的评估
修正和反馈呢
根据smart具体
可衡量
可操作
相关性
时间限制这五项标准
你可以从这五个方面来进行考量
第一
拆分的任务目标是否太过模棱两可
让人难以落实
第二
是否无法量化衡量
让人难以看到效果
第三
是否太过远大宏伟
让人望而生畏
第四
根据大目标设定的计划或者执行计划的时候
是否误入歧途
南辕北辙
第五
有没有给每项任务设定合理的期限
让人有动力在规定的时间内按进度完成
经过这样有的放矢的复盘反馈
相信能够帮助你的任务管理中有效提升行动效果
少走弯路
快速纠偏
今天我跟你说了
如何用smart原则对复杂的任务进行管理
不拖延
尤其是在拆解任务
做计划这个部分
这是高效达成任务的前提
同时呢
我也跟你说了
怎样运用smart原则去复盘自己任务执行的各个环节
今天的训练营任务是请你填写一张用smart原则对任务进行拆分的表格
看看你是否能够更好的管理自己
按进度执行
如果今天的课对你有帮助
请分享给你身边的人
我是黄河清
我们下次课见