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下面我们进入第一章的第四小节
规划脑力
这一集我们分享的主题是做好规划进度表
卡耐基说
如果你对未来毫无打算
你会真的一无所有
因此啊
他建议做进度表是时间管理的基本原则
我们都知道怎么做
首先列出待完成的工作
其次决定工作的轻重缓急
最后执行进度表
这样做没有错
但通常一天之中
你可能只做完表上十五项中的第四项
有时候啊
连第一项都做不完
那么从第五项到第十五项怎么办呢
延到第二天再做也可以
但有时一项工作没有及时完成
会影响整个计划
如果你不断的加上新的工作项目
并且重新编号
就会一片混乱
而且没有系统
为什么很多人使用时间管理系统
却仍然觉得完成工作是遥不可及的
为什么很多人常在事实发生后才填上进度表
为什么很多人做进度表都是虎头蛇尾
答案很简单
因为进度表不合乎我们的工作习惯
没有弹性
不能刺激交互作用
也不是思考过程的一部分
粗糙 霸道 冷漠
呆板
难以灵活运用
卡耐基在做一个建筑工作室的脑力规划时
经常提到希尔顿的人事主任杰斯
史都华给他的一个灵感
他提议用脑力规划做进度表
卡耐基觉得值得一试
事实证明效果太好了
他后来才知道
很多脑力规划者使用这种技巧做时间管理
汤尼
布桑和麦克吉伯已经用了十五年了
唯一的后遗症是
卡耐基工作的更辛苦
因为他完成的更多
所以他在进度表上加了更多的东西
以脑力规划出进度表
可促使你身体力行
卡耐基经常觉得
好像有人会看看他到底完成多少
他的进度表只为自己做一团乱
可笑的颜色像蛛网般遍布在纸上
除了他以外
对任何人都没有意义
但却可以让他考虑到每一个细节
在颜色及图形中怡然自得
让他得到回馈
即使重新安排工作流程也没有挫败感
安排一周的进度
最理想的时机是星期日的傍晚
用大约二十分钟将所有的规划图整理好
当星期一早晨到来时
你已经胸有成竹了
每天结束前
你只需要利用五到十分钟修正规划图
就能让第二天的工作一目了然
以下是基本的观念
第一
最好用大型纸张及几种色笔
第二
在纸的中央画一个框
写下待完成标出日期
如七月十八日到二十四日等
嗯 第三
考虑你的主要工作项目
例如厂务经理可能要考虑设备
产能
安全管理
人事
而业务员则可能有说明会
追踪
报价以及人事等
第四
在指的最顶端写下目标
提醒自己
因为他指挥你整个星期的活动
第五
每一个项目用不同颜色的线条连到中心的框框中
并在该项目上写下标题
第六
在各分类项目引申出来的线条上
用同样的颜色开始写出代办事项
写出关键字
每项工作只用一两个字来表述
并出所有的工作项目后
逐一检讨
并将必须在隔日完成的工作用黄笔标出来
再看一遍所标出的项目
并以数字标出优先顺序
用不同的颜色圈出号码
以利辨认
一在左上角用黄笔做记号
并用黑笔在顶端写出预定完成的日期
二
当你完成一件工作时
用不同颜色的笔划掉
用粉红色画过
黄色可变成一种不显眼的橘色
三
计划隔天的进度时
只需要再标出更多的工作号码
你可以在一天之中或检讨流程时随时增减修改
四
如果你打了很多电话没打通的号码
也可以列入第二天的进度表
在表上标出日期
并注明流话
提醒你打过电话
正在等回电
五 最后
你的星期进度表会为你保留完整的活动记录
你可以有一个组织完善的结构图
令你立即知道自己身在何处
应该做什么
不需要破坏进度表
就能轻易的加入新的工作项目
角色越来越多
会让你有一种成就感
这是生活中令我们愉悦的小事
你可以加入电话号码
约会时间等等
使这份图表成为使用的工具
这是你自己的图表
你不用担心一团乱
或者别人看不看得懂
因为这种进度表有弹性
而且使用简便
因此比标准的进度表更有效率