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任务 三
办公室公文的审查和修改
审查和修改是办公室公文写作的最后一个步骤
也是非常重要的环节
文不厌改
办公室公文写作更是如此
稍有差池就可能影响它的实用效果
一办公室公文的审查
办公室公文写作完成后
需要对文章标题
主题 结构
材料以及语言等进行审核与检查
一 标题
审查文稿时
首先查看标题是否简练直接
如销售部二零二零年上半年工作总结汇报
其次查看公文标题是否与内容相符
如需向上级机关汇报工作
反映情况等
标题应被报告
若是上级机关对下级机关中典型的先进事迹人物进行表彰或对严重错误予以批评教育
文书标题则被通报
二 主题
办公室公文的主题一定要明确
也就是说
文稿说明或解决的问题要非常清楚
修改时应查看文稿是否抓住了重点问题
全文是否围绕这一重点问题展开
若非如此
应删除多余内容或修改相关语句
三 结构
不同文种的办公室公文由其相对固定的体式规范
一些常用词语或短语也可称为结构的组成部分
审查文稿结构是
首先应查看其是否符合相应的体式要求
其次检查文稿层次条理是否清楚
详略安排是否得当
段落是否合乎逻辑
过度衔接是否连贯自然
四 材料
办公室公文引用的材料要确保准确可靠
材料是支撑文章观点的关键要素
材料不是观点不正确
文稿的作用和影响力就会大打折扣
影响实际应用
另外
审查文稿材料时
还应考虑所选材料是否典型
能否说明问题
否则应置换材料
五 语言
办公室公文的语言要准确精炼
不能有错别字
用词讲究不产生歧义
注意词语的感情色彩和语体色彩
另外也应考虑句式表达是否得当
符合逻辑
衔接紧密
确保正确使用标点符号
二
办公室公文的修改
文章修改应从内容到形式
遣词造句到标点符号进行整体推敲衡量
常用的修改手段有增
减 调 换四种
一赠
所谓增
就是增加材料
在计划 总结
调查报告之类的办公室公文写作中
应尽量使文章中所用的每种材料对主题来讲是充分必要和具有典型意义的
如果原有材料不足以说明主题
必须增加材料
当然
增加的材料是有选择性的
必须遵循支撑正文观点的原则
二 减
所谓简
就是删减材料
办公室公文写作中
选择和运用材料要以当时越精越好
凡是与表达主题思想无关或不真实
不典型的材料都应删除
这样才能既突出文章主题
有时语言表达凝练简洁
取得好的效果
三 调
所谓调
主要指调整文章结构
结构使文章的形体必须严密顺畅
条理清楚
如果逻辑结构出现漏洞
文章内部层次
段落顺序安排不合理
都会影响主题表达
造成读者理解障碍和认识混乱
出现这种情况时
要调整文章结构
重新安排层次
段落顺序
以切合文章内在的逻辑和主题表达需要
必要时可调整同段文字的内在表达顺序
如结构前置
先分后总等
以便清除反引文章意图
似 幻
所谓换
是指换材料
凡是不能准确反映写作意图
不能很好支持主题的例证材料
无论多么生动
都要换掉
对于不适合的字
词
句以及标点符号
都应及时更换
以保证文章的顺畅